中国建筑第二工程局有限公司(以下简称中建二局)深入实施国企改革三年行动,不断加强外部董事占多数的董事会建设,规范董事会运作,探索出了“三聚焦、三保障”的工作机制,为外部董事更好履职提供坚强支撑。实现了中国建筑二级企业外部董事占多数的董事会第一时间组建、最快速度履职、尽早有序运转,有力地保障了企业高质量发展。

聚焦“规范” 做好沟通对接保障

规范汇报时效,做好沟通保障。在沟通对接方面要求总部相关部门及时、主动、充分地向外部董事汇报企业生产经营和重大事项,特别是对于重大决策的意见征询,为外部董事充分预留时间、充分准备资料,按照“能当面不线上,能书面不电子”工作原则,保障外部董事在充分掌握企业经营动态的基础上,“带着思考作决策,带着方法提举措”。

规范会议形式,做好会议保障。每次董事会至少提前一周联系外部董事,主动就董事会召开的时间、方式、上会议案等事先达成共识,保障到会人数和会议时效。针对外部董事因公事或疫情无法参会的,规范请假模板和授权委托书,充分尊重外部董事的决策意见,确保董事会会议程序高效、决策规范。

规范服务动作,做好日常保障。印发《子企业董事会及外部董事管理相关指导意见》,牢固树立“三主动”服务理念,更好服务外部董事履职。一方面主动对接集团公司相关部门,及时了解集团关于董事会建设最新动态和工作要求,并第一时间向外部董事反馈。另一方面主动搭建内部沟通桥梁,搭建外部董事与内部董事、经理层成员以及企业员工的沟通桥梁,累计沟通31次,为外部董事科学决策做好助力。再次落实外部董事履职软硬件保障,参照企业领导班子履职待遇,合理安排外部董事办公用房、公务出行、经费预算等相关保障举措,并设立专职联络员来负责外部董事履职协调联络,尽最大努力服务保障外部董事履职工作。

聚焦“畅通” 做好信息支撑保障

畅通掌握企业动态的渠道。编印《中建二局生产经营重要信息汇编》,不定期更新完善,方便外部董事更精准了解企业改革发展情况。为各位外部董事开通公司OA账号,方便外部董事随时、随地、全面了解企业生产经营情况。

畅通决策落实事项的渠道。明确董事会议案“两表一单”(《部门评审表》《事前沟通表》和《议案提交单》)制度,确保每项议案材料内容翔实、举措清晰,扎实做好“会前沟通,会上决策”,保证决策高质高效。规范档案资料的整理,编制《议案清单台账》,对每项议案日期、届次、执行情况、“两表一单”及签到表、决议签字等资料进行明确记录,确保议案资料完整归档,妥善保管,为外部董事科学决策提供信息支撑。对于重大决策事项,完善“首问负责制”,建立《督查督办单》《督查督办台账》,明确责任部门和责任单位,并实施动态跟踪、定期通报汇报机制,保障外部董事更集中地专注于研究企业改革发展的大事要事,确保董事会决策更加科学、高效、精准。

畅通外部董事企业问询的渠道。定期召开议题沟通会议,接受外部董事问询,充分听取外部董事专业意见,反复斟酌、充分酝酿,细化完善相关工作方案,真正实现外部董事为企业高质量发展赋能。第二届董事会成立至今,中建二局共召开董事会7次,审议议案55项,提出建议14条。

聚焦“务实” 做好决策调研保障

在服务保障外部董事开展调研方面,中建二局坚持务实原则,协助外部董事务实履职。

选题务实。依托政策研究管理职能,中建二局多次针对年度外部董事调研主题及工作方案与外部董事沟通,围绕“一核心、两跨越、三并跑”发展战略,把脉解析企业当前发展最突出的重点难点工作后,最终确定“落实集团稳增长要求,聚焦高端营销突破,赋能企业高质量发展”的调研主题,为高质量发展出新招、出实招。

策划务实。中建二局组织召开《中建二局外部董事务虚会》,针对外部董事调研4个区域、9家企业、2个项目的方案作了详细部署,并完成华北地区4家企业和1个项目的调研,推动外部董事履职从“会场听取汇报”到“现场指导工作”转变。

结果务实。对调研做到高规格反馈,调研报告形成之后,外董小组第一时间向董事会提交《局外部董事华北地区调研报告》,经7位董事审阅形成最终报告。高规格融合,将调研结果充分融合到2022年年中工作报告与董事长讲话当中,增强工作效果。高规格落实,及时调整二局半年总部目标展开图,形成督查督办单,加强落实闭环管理,积极赋能企业高质量发展。